Traducir reuniones de Teams

Una reunión de Microsoft Teams se traduce metiendo un bot en ella. Ni los que hablan ni los que escuchan instalan nada: lo instala la organización una vez.

Quién paga

El organizador de la reunión. No quien habla, ni quien pide la traducción.

La cadena es ésta:

La reunión → Su organizador → Su organización en Microsoft → La cuenta de Liora Flow

La organización de Microsoft se casa con una cuenta nuestra por su identificador. Una misma cuenta puede tener varios: una empresa que compró por una operadora y además usa Teams es un cliente con dos vínculos.

Qué pasa si esa organización no es cliente

No se traduce. Se contesta no_active_subscription —que el anfitrión no tiene suscripción activa— y la sesión no llega a empezar.

Si la organización ya tiene suscripción pero ha alcanzado el límite simultáneo de usuarios licenciados, se contesta license_limit_reached y la sesión tampoco llega a empezar.

Para que se traduzca, la organización que convoca tiene que tener su suscripción al día. Si acaba de contratarse y aún no funciona, escríbenos.

Cómo se contrata y cuántas personas cubre

Los planes de Teams se contratan por organización y comparten una bolsa mensual de créditos entre los usuarios licenciados. El límite de usuarios es total para la organización, no por llamada ni por reunión: el plan puede cubrir hasta 1, 5, 10, 25 o 50 usuarios licenciados, según la fila contratada.

Que una reunión tenga más personas no multiplica el consumo. Los invitados y los participantes externos pueden entrar sin tener plan propio; la suscripción que cubre la reunión es la de la organización que la organiza.

Los créditos incluidos se gastan primero y se renuevan con cada ciclo mensual. Los que no se usan no se acumulan. Si se supera el cupo, el exceso se factura a través de Microsoft según el plan, salvo que la organización haya puesto un tope.

La infraestructura de Teams la proporciona Microsoft. Liora Flow se añade a la reunión y procesa la voz de la sesión; no hay que instalar servidores de Liora Flow.

Cómo se cuenta el consumo

Igual que en todo lo demás: sólo la voz, y cada idioma cuenta entero. Una reunión de una hora con veinte minutos de habla cuenta veinte minutos hablados, no una hora.

Lo que se pasa del cupo se le factura a través de Microsoft, en la misma suscripción por la que se contrató.

Subtítulos y actas: se configuran desde el panel de clientes

La traducción, los subtítulos y lo que se guarda son decisiones distintas. La organización los configura en el panel de clientes de Liora Flow, en la configuración de la cuenta y de sus reuniones. No hace falta editar una reunión en Microsoft Teams para decidir las condiciones de conservación.

Los dos interruptores del panel

El panel de Liora Flow en la reunión tiene dos interruptores independientes:

• Traducción: es personal. Oyes la reunión en tu idioma, con la voz que elijas, y no cambia nada para los demás.
• Subtítulos: son de la reunión entera. Activarlos hace que el texto de lo que se dice aparezca en el panel de todos los que lo abran.

Mientras tu traducción está encendida, Subtítulos queda encendido y bloqueado: el texto viene con la traducción, y para apagarlo hay que apagar antes la traducción.

Los subtítulos no significan que se guarde la reunión: se pueden mostrar en directo y desaparecer al terminar. Que se guarde o no depende de lo que haya decidido la cuenta, y el panel lo dice junto al interruptor —«Nada de lo que se dice aquí se guarda», o «Lo que se dice se guarda 15 días y después se destruye»—, para que todos en la reunión lo sepan.

Subtítulos sin traducción: el idioma de la reunión es obligatorio

Con Subtítulos encendido y la traducción apagada, el panel lee la reunión por sí solo: no hay botón de empezar y no se traduce nada. Como no hay traducción, todos tienen que hablar el mismo idioma, y hay que decir cuál.

Por eso el panel pregunta siempre el idioma de la reunión, y es obligatorio: hasta que alguien lo confirma no aparece ningún subtítulo. Viene ya marcado con el idioma que tengas guardado como preferencia o, si no, con el de tu interfaz, de modo que casi siempre es un solo toque. La elección vale para toda la reunión, se ve quién la hizo y puede cambiarse después.

Si quien abre el panel no puede mover los subtítulos, verá que se espera a que lo haga alguien que sí pueda.

Quién puede activarlos y moverlos

Los interruptores los mueve el organizador de la reunión y, si la organización lo ha decidido, más gente. Hay tres niveles, y quien organiza elige uno para cada reunión desde el botón Dar permisos a otras personas del panel:

• Solo quien organiza.
• Personas de la empresa de quien organiza.
• Todas las personas de la reunión.

Además, el organizador puede nombrar personas concretas de entre las que han abierto Liora Flow en esa reunión (hasta 50 por reunión). El organizador y quienes administran la cuenta pueden moverlos siempre, sea cual sea el nivel: una reunión nunca se queda sin nadie que pueda hacerlo. Quien solo está en la lista puede mover los subtítulos, pero no cambiar quién puede hacerlo.

Quien no puede moverlos los ve igualmente, en gris y con el motivo, y sigue leyendo lo que aparece. El botón de permisos solo lo ve quien puede gestionarlos.

Un invitado al que nadie traduce

Quien entra en la reunión y no usa Liora Flow se traduce como invitado. Si esa persona habla y nadie la está traduciendo, el panel de quien sí traduce lo dice arriba del todo, con el aviso «X habla y no se traduce» y la pregunta de qué idioma habla. La respuesta es por persona —dos invitados pueden hablar idiomas distintos—, cualquiera puede corregir la de otro y prevalece la última; el panel muestra quién la puso.

La transcripción y su descarga

Cuando hay lo dicho guardado, el panel muestra una línea de Transcripción de esta reunión con el número de frases y botones para descargarla. Los formatos son txt, md y json, y también pdf cuando el texto cabe en el alfabeto del PDF. Se conserva quince días y el panel dice hasta qué fecha.

El consumo se mide por el tiempo hablado, no por el reloj de Teams: los silencios y las pausas no consumen crédito. Que haya muchas personas escuchando tampoco multiplica el consumo.

Activar el acta o minuta

En el mismo panel, el administrador puede activar Acta para que, al acabar la reunión, Liora Flow conserve el texto necesario y prepare el documento. Es opcional y está apagado por defecto: activar los subtítulos no activa por sí solo el acta.

El resultado reúne:

• el texto completo de lo que se dijo, con sus tiempos y la atribución de las voces cuando se pueda determinar;
• el resumen de la reunión;
• las decisiones, tareas y asuntos pendientes;
• el documento en el idioma y los formatos que permita la cuenta.

El documento aparece como borrador: hay que revisarlo antes de firmarlo o tratarlo como acta oficial. Sólo el organizador puede consultarlo y descargarlo. También puede enviarlo por correo desde el panel. El resultado se conserva quince días; la copia que se mande por correo queda en el buzón del destinatario.

El acta consume créditos adicionales de la misma bolsa. El panel muestra qué servicio está activo y permite apagarlo; apagarlo evita guardar lo que se diga a partir de ese momento, pero no borra automáticamente un documento ya generado.